Pihak- Pihak dalam Akta Otentik
Dalam pembuatan Akta
Otentik terlibat pihak- pihak:
1.
Notaris
2.
Penghadap
3.
Saksi- saksi
(Pasal
39 dan 40 UUJN)
Cara menjadi Pihak dalam akta:
1.
Kehadiran sendiri
Ø Pihak
yang berkepentingan hadir dan bertindak untuk diri sendiri:
Ø Ia
dalam Akta yang bersangkutan dengan jalan menandatanganinya memberikan suatu
keterangan, atau
Ø Dalam
akta itu dinyatakan adanya suatu perbuatan hukum yang dilakukan untuk dirinya
sendiri dan untuk mana ia menghendaki akta itu menjadi bukti.
Ø Dalam
akta itu dinyatakan bahwa ia meminta sendiri untuk dibuatkan akta itu untuk
kepentingannya sendiri.
2.
Melalui atau dengan perantaraan kuasa
Ø Yang
bersangkutan dapat mewakili dengan perntaraan orang lain baik dengan kuasa
lisan atau tertulis.
Ø Dalam
hal demikian yang mewakili adalah pihak dalam kedudukannya selaku kuasa, sedang
yang diwakili adalah pihak melalui atau dengan perantaraan kuasa.
Selain itu:
Ø Penghadap
harus dikenal oleh Notaris, atau
Ø Diperkenalkan
oleh 2 orang Saksi Pengenal atau diperkenalkan oleh 2 Penghadap
lainnya.
Pengenalan tersebut
harus dinyatakan secara tegas dalam Akta.
Pasal 53 UUJN
Akta Notaris tidak
boleh memuat ketetapan- ketetapan/ ketentuan- ketentuan untuk keuntungan dari
Notaris, dihadapan siapa akta itu dibuat, para saksi, isteri Notaris/ isteri
para saksi/ keluarga sedarah/ semenda dari Notaris dan parasaksi dalam garis
lurus tanpa pembatasan dan dalam garis kesamping sampai dengan derajad ke-3
Bagian Bagian Akta
Dalam
UUJN diatur pada pasal 38 s/d pasal 52
|
Bentuk
akta menurut UU harus terdiri dari 3 bagian yaitu:
Ø Kepala akta
Ø Badan Akta
Ø Akhir Akta
|
|
Kepala Akta dan Akhir Akta merupakan
bagian yang mengandung unsur kata otentik artinya
dari apa yang tercantum dalam kepala akta dan akhir akta akan menentukan
apakah akya itu dibuat menurut ketentuan UU.
|
|
Kepala
Akta memuat:
|
|
|
1.
Judal Akta
|
Pencantuman judul dalam suatu akta
tidak diatur secara jelas dalam UUJN, tetapi mengingat hal itu penting untuk
dimasukkan dalam buku repertorium dan buku – buku lainnya, maka judul selalu
termuat dalam setiap akta Notaris.
|
|
2.
Nomor akta
|
Mengenai nomor akta dimulai dengan
pembuatan akta pada awal bulan, mulai daro no 1 dst sampai akhir bulan. Pada
bulan berikutnya dimulai dengan no 1 lagi dst.
Untuk pemberian nomor akta berdasarkan
register yang termasuk protokol notaris disebut buku Repertorium.
|
|
3.
Hari,
tanggalakta dan jam
|
Mengenai
hari dan tanggal akta, pencantumannya di dalam akta untuk menjamin kepastian
tanggal.
|
|
4.
Keterangan
diri Notaris
|
Pencantuman
nama notaris haruslah selengkap mungkin dengan menyebutkan nama kecil, nama
keluarganya, kedudukan dalam profesi notaris yang menjalankan jabatan
Notaris.
(SK
pengangkatannya tidak perlu dituliskan, kecuali seseorang menjalankan jabatan
Notaris selaku notaris pengganti atau wakil notaris sementara)
|
|
Badan
Akta , memuat:
|
||||||
|
1.
Komparisi
|
Dalam
komparisi istilah penyebutan:
- Tuan : laki- laki
- Nyonya :
wanita bersuami/ sudah pernah bersuami
- Nona : wanita belum bersuami
- Wanita : wanita sudah mempunyai anak tetapi tidak
mempunyai suami atau wanita sudah berumur tidak pernah punya suami atau anak.
|
|||||
|
Pola
I
Bertindak
untuk diri sendiri
Pola
II
Bertindak
sebagai kuasa
Pola
III
Bertindak
sebagai wakil
Pola
IV
Yang
menbantu/ diwakili turut menghadap
a.
Pola I,II,III dilanjutkan perkataan sebagai
berikut:
b.
Pola I,II,III dilanjutkan perkataan sebagai
berikut:
|
||||||
|
2.
Keterangan
mengenai kedudukan bertindak
|
Bertindak untuk diri sendiri
Apabila seseorang bertindak untuk diri
sendiri maka tidak usah dicantumkan keterangan mengenai kedudukan bertindak,
tetapi jika ia bertindak untuk 2 kualitas atau lebih maka masing- masing
kedudukan bertindaknya wajib disebutkan.
Tetapi bila tempat kedudukan seseorang
diluar kedudukan Notaris yang bersangkutan maka sebaiknya diberi kata- kata “untuk dimaksud ini sementara berada di
Semarang” .
Hal ini untuk menunjukan tempat
tinggalnya di kota lain tetapi menghadapnya di Semarang.
|
|||||
|
3.
Isi akta
(keinginan/ kehendak para pihak)
|
Bagian
dari akta yang memuat pasal- pasal dari perjanjian atau hal- hal yang
dikonstantir oleh notaris di dalam menjalankan jabatannya dan biasanya
memuat:
a.
Ketentuan- ketentuan mutlak (essensialia) dalam
suatu perjanjian.
b.
Syarat- syarat yang dikehendaki para pihak.
Misalnya:
Dalam
perjanjian jual beli, hal yang mutlak adalah harga- harga barang, bila harga
tidak ditulis dalam akta maka akta tersebut bukan merupakan akta perjanjian
jual beli tetapi akta hibah.
|
|||||
|
4.
Keterangan
saksi pengenal
|
Diatur
dalam pasal 39 ayat 2 UUJN
“Penghadap harus
dikenal oleh Notaris atau diperkenalkan kepadanya oleh 2 (dua) orang saksi
pengenal yang berumur lebih sedikit 18 (delapan belas) tahun atau telah
menikah dan cakap mlakukan hukum atau diperkenalkan oleh 2 (dua) orang
penghadap lainnya.”
|
|||||
|
Akhir
Akta
memuat:
|
|
1.
Akta itu dibuat sebagai minuta atau originali
2.
Dimana dan kapan akta dibuat, penandatanganan dan/
atau penerjemahan akta apabila ada.
3.
Penyebutan saksi
4.
Uraian tentang pembacaan akta:
Dibacakan
dihadapan penghadap dan 2 orang saksi
a.
Tidak wajib dibacakan apabila penghadap
menghendaki tidak dibacakan.
b.
Hal ini harus dinyatakan dalam penutup akta serta
setiap halaman minuta akta diparaf oleh penghadap, saksi- saksi dan notaris.
5.
Adanya perubahan (renvoi) atau tidak.
|
1.
Akta
itu dibuat sebagai minuta atau originali
Pada
umumnya akta dibuat dalam bentuk minuta , hanya akta tertentu yang dibuat dalam
bentuk originali. Contoh : akta izin kawin.
Kata-
kata dalam akhir akta biala dikeluarkan dalam bentuk minuta adalah:
“Dari segala sesuatu yang tersebut
di atas ini dibuatlah akta ini, dibuat sebagai minuta.”
2.
Dimana
dan kapan akta dibuat, penandatanganan dan/ atau penerjemahan akta apabila ada.
Berdasarkan
pasal 38 ayat 4 UUJN maka supaya memenuhi syarat otentik dari akta maka harus
dicantumkan waktu dan tempat pembuatan akta.
Karena
apabila ada suatu hal yang ditulis oleh notaris dan tidak sesuai dengan keadaan
senyatanya pada saat pembuatan akta tersebut, misal: penandatanganan akta rumah
, maka Notaris dianggap berbohong dan demi hukum membuat akta palsu (valse akte)
dengan hukuman yang telah diatur oleh UU.
|
Penandatanganan suatu akta sepintas
lalu mudah, akan tetapi bila tidak mengetahui akan ketentuan- ketentuan maka
akan kehilangan otentisitasnya.
Berdasarkan pasal 44 UUJN maupun pasal
28 (ayat 3 dan 5) PJN, penandatanganan akta diatur berurutan sbb:
1.
Penghadap
2.
Saksi- saksi
3.
Notaris
|
|
Dalam akta wasiat penandatanganannya mempunyai tata tertib dalam
peraturan dan urutannya, diharuskan berturut- turut:
1.
Penghadap
2.
Notaris
3.
Saksi- saksi
|
|
Untuk
akta pejabat atau akta relaas, tandatangan pada akta relaas/ akta
pejabat tidak merupakan suatu keharusan. Meskipun tidak ada tanda tangan pera
penghadap, kekuatan pembuktian akta pejabat/ relaas tersebut tidak hilang dan tetap merupakan akta
otentik.
|
3.
Penyebutan
saksi
Setiap akta yang dibacakan Notaris harus
dihadiri paling sedikit 2 orang saksi (kecuali PERPU menentukan lain)
(Pasal 40 UUJN)
|
Pengertian mengenai Saksi
Saksi adalah seseorang yang memberikan kesaksian, baik dengan
lisanmaupun secara tertulis (dalam hal yang tersebut terakhir ini dengan
menandatanganinya), yakni menerangkan
apa yang ia saksikan sendiri (waarnemen), baik itu berupa perbuatanatau
tindakan orang lain atau suatu keadaan maupun suatu kejadian.
|
||
|
Syarat- syarat sebagai saksi dalam akta otentik
(pasal 40 UUJN)
Ø Minimum
berumur 18 tahun
Ø Cakap
melakukan perbuatan hukum
Ø Mengerti
bahasa yang digunakan dalam akta
Ø Dapat
membubuhkan tandatangan dan paraf
Ø Tidak
mempunyai hubungan:
- Perkawinan
- Hubungan darah
dalam garis lurus ke atas atau ke bawah tanpa pembatasan derajad dari garis
ke samping sampai dengan derajad ketiga dengan Notaris atau para pihak
|
||
|
Saksi-
saksi dalam UUJN
|
||
Saksi instrumentair
membubuhkan
tanda tangan merka, memberikan kesaksian tentang kebenaran adanya dilakukan
dan dipenuhinya formalitas yang diharuskan oleh UU, yang disebutkan dalam
akta itu dan yang disaksikan oleh para saksi itu.
|
||
|
Tugas para saksi instrumentair:
a.
Sepanjang yang mengenai akta partij (partij
akten), mereka harus hadir pada pembuatan akta itu, dalam arti
pembacaan dan penandatanganan (verlijden)
dari akta itu.
b.
Turut
menandatangani
akta itu.
|
||
|
Saksi pengenal/ attesterende getuiden
Yaitu saksi
yang memperkenalkan penghadap, sehubungan dengan penghadap yang datang untuk
membuatkan akta tidak dikenal oleh Notaris.
Untuk dapat
dikenal oleh Notaris biasanya penghadap diperkenalkan oleh 2 orang saksi
pengenal dan dalam prektek Notaris biasanya minta diperlihatkan tanda
pengenal (KTP) atau passport
|
||
|
Pasal 40 UUJN menjelaskan bahwa:
Akta- akta
otentik, dengan tidak mengurangi ketentuan- ketentuan yang telah ada atau yag
akan ditetapkan dikemudian hari mengenai bentuk dari beberapa diantaranya,
dibuat dihadapan notaris, dengan dihadiri
oleh 2 orang saksi.
Para saksi
harus dikenal oleh notaris , pernyataan mengenai identitas atau wewenang mereka dinyatakan secara tegas dalam
akta.
|
||
|
Apabila tidak
terpenuhi hanya sebagai akta dibawah tangan
Apakah pada
pembuatan suatu akta notaris boleh bertindak lebih dari 2 orang saksi?
Di dalam UUJN tidak ada satu pasalpun yang melarang
untuk membuat suatu akta notaris dengan lebih dari 2 orang saksi dan notaris
tdak melampaui wewenangnya atau dengan perkataan lain tidak melakukan
pelanggaran terhadap ketentuan dalam UUJN.
|
||
|
Hanya dengan
hadirnya mereka pada pembuatan akta itu, mereka
dapat memberikan kesaksian, bahwa benar telah dipenuhi formalitas- formalitas
yang ditentukan oleh undang- undang, yaknibahwa akta itu sebelum ditanda
tangani oleh para pihak, telah terlebih dahulu dibacakan oleh notaris kepada
para penghadap dan kemudian ditandatangani oleh para pihak yang bersangkutan
, hal mana semuanya itu dilakukan oleh
notaris dan para pihak dihadapan para saksi- saksi.
|
||
|
v
Para saksi
tidak bertanggung jawab terhadap isi akta, oleh UU tidak diwajibkan
secara tegas kepada para saksi untuk merahasiakan isi akta itu, sehingga
terhadap mereka tidak dapat diberlakukan ketentuan dalam pasal 322 KUHPidana.
v
Dalam kedudukannya sebagai saksi tidak menjabat suatu jabatan atau pekerjaan sebagai
yang dimaksud dalam pasal tersebut.
v
Akan tetapi
bila para
saksi membocorkan isi akta itu,
perbuatan itu dapat merupakan suatu
perbuatan melawn hukum (onrechtmatige
daad) sepert yang dimaksud dalam pasal 1365 KUHPerdata.
|
4.
Pembacaan
akta
Pembacaan
akta dan penandatanganan akta oleh/ kepada penghadap wajib, kecuali penghadap tidak bisa
menandatanganinya karena alasan tertentu maka pada akhir aktanya
berbunyi sebagai berikut:
|
Jika penghadap
tidak dapat menandatangani akta kerena alasan tertentu, maka bunyi akhir
akta:
|
|
Jika penghadap tidak paham bahasa yang
digunakan, maka bunyi akhir akta:
|
|
Jika penghadap
tidak mengerti bahasa Indonesia dalam akta dan Notaris tidak mengerti bahasa
yang digunakan oleh penghadap, maka notaris dapat meminta kepada orang lain
untuk menjelaskan, maka bunyi akhir aktanya adalah:
|
|
|
Bila salah
seorang penghadap tuli, maka bunyi akhir akta:
|
5.
Adanya
perubahan (renvoi) atau tidak.
Renvoi
·
Isi akta notaris tidak boleh diubah atau
ditambah baik berupa penulisan tindih, penyisipn, pencoretan atau penghapusan.
·
Perubahan atas akta berupa penambahan,
penggantian dan pencoretan hanya sah apabila perubahan tersebut diparaf dan
diberi pengesahan oleh penghadap, saksi dan notaris.
·
Perubahan atau pembetulan atas akta
dibuat di sisi kiri akta atau pada akhir akta sebelum penutup akta.
·
Apabila dalam akta dilakukan pencoretan
akta, kata, huruf atau angka, hal tsb hrs dilakukan sedemikian rupa agar kata,
huruf atau angka semula tetap dapat dibaca.
·
Pada penutup setiap akta dinyatakan
jumlah perubahan, karena pencoretan, penambahan atau penggantian.
·
Bila ada kesalahan pengetikan oleh
Notaris, tetapi penghadap sudah pergi, maka notaris dapat merubah/ membetulkan dengan
membuat Berita Acara.
|
Syarat
Ukuran Kertas dari Akta Notaris
Contoh: kertas segel
Untuk pemakaian kertas ada 2 macam:
·
Kertas bermeterai
·
Memotong / membuat potongan kertas sesuai ukuran
tersebut di atas.
|
Terkait
dengan tugas notaris maka salah satu kewajiban Notaris sebagaimana disebutkan
dalam pasal 16 UUJN adalah menyimpan minuta akta sebagai bagian dari protokol
Notaris.
Protokol
Notaris
Kumpulan
dokumen yang merupakan arsip negara yang harus disimpan dan dipelihara oleh
Notaris .
(pasal
1 ayat 13 UUJN)
Terdiri dari:
1. Bundel
minuta akta (pasal 16 ayat 1 UUJN)
2. Repertorium
/ buku daftar akta (pasal 58 ayat 1 UUJN)
3. Buku
daftar surat dibawah tangan yang dilegalisasi dan waarmerking (pasal 15 ayat 1
dan 2 UUJN)
4. Buku
Daftar Surat Wasiat (pasal 16 ayat 1.h UUJN)
5. Buku
daftar mengenai:
a. Protes
Van Non Betaling
b. Protes
Non Akseptasi
(pasal
16 ayat 1.g UUJN)
6. Klapper
(pasal 59 UUJN)
7. Tambahan
:
a. Buku
Daftar Copie Collationnee
b. Buku
Daftar pendirian Firma/ CV/PT/Yayasan
c.
Buku Daftar Hibah
d. Perjanjian
Kawin
Akta- akta yang dibuat
dihadapan Notaris Pengganti dibukukan dalam repertotium dan daftar lainnya dari
notaris yang digantikannya.
Jadi
Notaris Pengganti tidak mempunyai protokol tersendiri.
Penyerahan
protokol Notaris dalam hal:
a.
Meninggal dunia
b.
Telah berakhir masa jabatannya
c.
Minta sendiri
d.
Tidak mampu secara rohani dan/ atau
jasmani untuk melaksanakan tugas jabatan sebagai notaris secara terus menerus
lebih dari 3 tahun.
e.
Diangkat menjadi pejabat negara
f.
Pindah wilayah jabatan
g.
Diberhentikan sementara, atau
h.
Diberhentikan dengan tidak hormat
(pasal
62 UUJN)
Istilah
dalam Akta
|
Minuta akta
|
Akta yang
dibuat dalam bentuk asli yang ditandatangani oleh penghadap,saksi- saksi dan
notaris
Selain minuta
akta notaris dapat membuat akta dalam bentuk in originalli yaitu akta yang
sifatnya sederjana dan langsung diserahkan pada pihak yang berkepentingan. Contoh
: Persetujuan Kawin
|
|
Turunan/ salinan akta
|
Salinan adalah merupakan copy menurut kata- kata dari seluruh isi akta yang sama bunyinya
dengan minit akta yang telah ditandatangani oleh para pihak dan Notaris.
Notaris atau
para pemegang yang sah dari minuta wajib untuk memberikan Salinan , baik
kepada orang- orang yang langsung berkepentingan, para ahli waris atau
penerima hak mereka.
Tentang kata-
kata yang dicantumkan di bawah Salinan belum ada peraturan yang mengaturnya,
biasanya dicantumkan tulisan :
“Diberikan sebagai Salinan”
|
|
Tembusan akta
|
Mempunyai
pengertian sama dengan Salinan/ turunan akta tetpi tidak terdapat tanda
tangan dari Notaris diatas meterai.
|
|
Kutipan akta
|
Kutipan yaitu salinan dari sebagian akta yang dikutip dan
senantiasa harus ada kepala dan penutup akta dan juga pemberitahuan tentang semua orang yang bertindak (hanya
orang- orang yang bertindak dalam hal yang menjadi pokok dari kutipan
itu),jabatan dan kedudukan mereka.
Selain dari
itu tanda tangan dari para saksi dan notaris harus tetap ada.
Dibawah
Kutipan dicantumkan kata- kata:
“diberikan sebagai kutipan yang kata demi kata
sama bunyinya”
|
|
Copie collationee
|
Salinan yang
dibuat notaris terhadap akta atau surat untuk keperluan tersebut diserahkan
kepada Notaris setelah disesuaikan/ dicocokan dengan salinan yang dibuatnya
tersebut.
|
|
Grosse akta notaris
|
Grosse, Salinan dan Kutipan hanya dapat
diberikan oleh notaris kepada orang
yang berkepentingan langsun g pada akta, ahli waris atau orang yang
memperoleh hak, kecuali ditentukan lain.
(Pasal 54 UUJN)
Grosse,
Salinan dan Kutipan Akta Notaris, atau pengesahan surat di bawah tangan yang
dilekatkan pada akta yg di simpan dalam Protokol Notaris , hanya dapat
dikeluarkan oleh Notaris yang membuatnya, Notaris Pengganti, atau pemegang
Protokol Notaris yang sah.
(Pasal 57 UUJN)
Grosse adalah turunan/ salinan resmi
(pertama) atau mungkin pula kutipan secara perkecualian dari akta notaris
yang dibuat dalam bentuk eksekutorial yaitu dengan memuat di kepala Akta
perkataan:
“Demi Keadilan Berdasarkan Ketuhanan Yang Maha
Esa”
Dan di bawah
akta dituliskan:
“Diberikan sebagai Grosse Pertama”
Dengan menyebutkan nama dari orang di
atas permintaan siapa dan untuk siapa grosse dikeluarkan serta tanggal grosse
itu diberikan.
Jika dipenuhi persyaratan itu maka
kekuatannya sama dengan putusan/ vonis pengadilan.
Pelaksanaan dari grosse
akta adalah sama dengan
pelaksanaan suatu putusan perkara perdata
dari Pengadilan yang telah mempunyai
kekuatan tetap.
Sedangkan grosse akta kedua hanya
dapat diberikan berdasarkan penetapan pengadilan.
Salinan ini juga ditandatangani oleh
Notaris yang bersangkutan.
|
|
Cap jabatan notaris
|
Kewenangan
Notaris untuk membubuhkan cap jabatan dengan lambang negara di dalamnya dalam
suatu akta diatur dalam PP No. 43 tahun 1958 LNRI tahun 1958 NO.71 tentang
Pengumuman Lambang Negara, berlaku sejak tanggal 10 Juli 1958.
Pasal 7 ayat 1
:
“Cap Jabatan dengan Lambang Negara di
dalamnya hanya diperbolehkan untuk Presiden, Wakil Presiden, Menteri, Ketua
DPR, Ketua MPR, Ketua Dewan Nasional, Ketua MA, Ketua BPK, Kepala Dati I dan
II, Notaris.”
|
